Password kuat tidak cukup apabila akun digunakan bersama, layar dibiarkan terbuka, atau backup tersimpan di lokasi yang dapat diunduh publik. Keamanan informasi klinik membutuhkan pengendalian pada pengguna, perangkat, aplikasi, dan prosedur operasional.
Akun pribadi dan hak akses
Berikan akun tersendiri kepada setiap petugas. Hak akses mengikuti kebutuhan tugas: akses kasir tidak harus sama dengan akses dokter atau pengelola sistem. Tinjau perubahan peran dan nonaktifkan akun pegawai yang tidak lagi bertugas. Gunakan autentikasi tambahan jika tersedia, terutama untuk akses pengelolaan dan akses dari luar fasilitas.
Perangkat juga perlu diamankan
- Kunci layar ketika meja pelayanan ditinggalkan.
- Perbarui perangkat lunak dan batasi instalasi aplikasi tidak resmi.
- Hindari mengirim rekam medis ke akun pribadi tanpa prosedur yang disetujui.
- Batasi unduhan dan ekspor data sesuai kewenangan.
- Jangan gunakan data pasien sungguhan untuk demo terbuka.
Backup harus bisa dipulihkan
Memiliki file backup bukan bukti bahwa data dapat dikembalikan. Tetapkan frekuensi, lokasi penyimpanan, perlindungan akses, dan penanggung jawab. Uji pemulihan pada lingkungan aman. Backup dan credential tidak boleh berada pada direktori website yang dapat diunduh pengunjung.
Siapkan penanganan insiden
Klinik perlu mengetahui siapa yang menerima laporan ketika perangkat hilang, akun dicurigai disalahgunakan, atau sistem tidak tersedia. Simpan jejak aktivitas yang diperlukan tanpa membagikan password maupun data medis ke log umum. Penilaian insiden dan kewajiban pemberitahuan perlu mengikuti aturan yang berlaku.
Saat menilai penyedia aplikasi, tanyakan pengelolaan akses, jejak perubahan, pemulihan data, dan pembagian tanggung jawab. Artikel ini merupakan checklist awal; bukan bukti sertifikasi atau jaminan keamanan suatu produk.