Persediaan obat memengaruhi pelayanan dan biaya operasional. Stok pada aplikasi harus dapat dicocokkan dengan barang fisik. Selisih sering muncul bukan karena rumus perhitungan, melainkan satuan berbeda, penerimaan terlambat dicatat, atau pemakaian yang tidak memiliki dokumen.
Mulai dari master yang konsisten
Pastikan nama, bentuk sediaan, kekuatan, kode, dan satuan obat tidak menimbulkan duplikasi. Pengadaan dalam kotak dan penyerahan dalam satuan lebih kecil membutuhkan konversi yang jelas. Petugas yang berwenang perlu meninjau perubahan master agar tidak mengubah arti transaksi lama.
Catat pergerakan stok
- Cocokkan penerimaan dengan dokumen pengadaan dan barang fisik.
- Rekam batch serta tanggal kedaluwarsa jika relevan.
- Catat penyerahan, retur, mutasi, dan penyesuaian dengan alasannya.
- Pisahkan barang yang belum layak diserahkan sesuai prosedur fasilitas.
Pantau kedaluwarsa dan kebutuhan
Prinsip FEFO mendahulukan barang yang kedaluwarsa lebih awal, dengan tetap memperhatikan kelayakan dan ketentuan penyimpanan. Kebutuhan pembelian perlu mempertimbangkan pola pemakaian, waktu pasokan, dan stok yang masih tersedia. Jangan menentukan batas stok hanya dari angka perkiraan tanpa meninjau data.
Stok opname bukan sekadar mengganti saldo
Tentukan waktu hitung, penanggung jawab, dan cara menangani transaksi yang masih berjalan. Telusuri penyebab selisih sebelum penyesuaian disetujui. Simpan riwayat agar masalah berulang dapat dikenali.
Sistem farmasi dapat membantu pencatatan, tetapi telaah resep, penyerahan obat, kondisi penyimpanan, dan keputusan klinis tetap mengikuti kewenangan tenaga farmasi serta prosedur fasilitas. Saat demo, uji contoh pembelian, penyerahan, retur, dan rekonsiliasi stok dengan satuan yang biasa dipakai klinik.